Politique de protection des données personnelles de la Colonie La Joie de Vivre

Table des matières

Préambule

Champ d’application
Définitions
Responsable du traitement
Données personnelles des Membres
Données personnelles des participants aux camps organisés par la Colonie La Joie de Vivre
Données personnelles des cadres aux camps organisés par la Colonie La Joie de Vivre
Données des locataires / demandes de locations
Traitement des données
Transmission de données
Profilage et prise de décision automatisée
Durée du traitement des données
Cookies/suivi et collecte de données sur notre page Web
Droits des personnes concernées
Dispositions finales

Préambule

La Société de colonies de vacances La Joie de Vivre (ci-après « La Joie de Vivre ») dont le siège se situe au 5 avenue Henry Golay, Genève, informe les utilisateurs du site internet de la colonie (lajoiedevivre.net/ et ses alias, dont lajoiedevivre.ch ci-après : le « Site »), ainsi que ses membres et autres parties prenantes, par la présente Politique de protection des données personnelles (ci-après : la « Politique »), des traitements de données personnelles qu’elle réalise en tant que responsable de traitement. Les divers traitements de données personnelles produisant des effets sur le territoire Suisse, La Colonie La Joie de Vivre se conforme à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) entrée en vigueur le 1er septembre 2023.

1. Champ d’application

La Politique s’applique quel que soit le moyen ou le support utilisé pour accéder au Site et expose les conditions dans lesquelles, lors de votre navigation, nous collectons, utilisons et conservons des informations vous concernant, ainsi que les choix dont vous disposez s’agissant de la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces informations. Elle s’applique également à l’ensemble des services que nous réalisons dans le cadre de nos activités. En accédant au présent Site ou en contractant avec nous, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d’être sujet aux conditions prévues par la présente Politique.

2. Définitions

Données personnelles : toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

Données personnelles sensibles: nom, prénom, date de naissance, coordonnées postales, numériques et bancaires, informations relatives à la santé et à la situation familiale.

Traitement: toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage, l’effacement ou la destruction de données.

Responsable de traitement: la personne privée ou l’organe fédéral qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données personnelles.

Sous-traitant: la personne privée ou l’organe fédéral qui traite des données personnelles pour le compte du responsable de traitement.

Violation de la sécurité des données: toute violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite la perte de données personnelles, leur modification, leur effacement ou leur destruction, leur divulgation ou un accès non autorisé à ces données.

3. Responsable du traitement

Sauf mention contraire dans un cas particulier, le Responsable du traitement est:

Denis Thorimbert

Si vous avez des questions concernant la protection des Données personnelles, vous pouvez nous en faire part à l’adresse de contact suivante:

Courriel: president@lajoiedevivre.net

4. Données personnelles des Membres

Les Données personnelles suivantes sont collectées auprès des membres de la Colonie La Joie de Vivre (ci-après: « les Membres ») pour un usage interne:

Nom
Prénom
Adresse postale
Courriel

Les Données personnelles des Membres sont hébergées en Suisse chez Infomaniak (politique d’Infomaniak).

En aucun cas les Données personnelles des membres ne sont disponibles publiquement. Les Membres du Comité ont accès aux Données personnelles des membres.

5. Données personnelles des participants aux camps organisés par la Colonie La Joie de Vivre

Les participants sont inscrits via un formulaire sur le site ou envoyé par courriel ou par courrier.

Les Données personnelles du formulaire sont hébergées en Suisse chez Infomaniak (politique d’Infomaniak).

En aucun cas les Données personnelles des participants aux camps ne sont disponibles publiquement. Des Membres du Comité ont accès aux Données personnelles des participants aux camps. Certaines informations nécessaires à la bonne tenue des camps et à la sécurité des enfants peuvent être transmises aux cadres concernés et à des professionnels de la santé, ainsi qu’aux autorités étatiques dans le cadre de l’obtention des subventions aux camps.

6. Données personnelles des cadres aux camps organisés par la Colonie La Joie de Vivre

Les cadres remplissent des formulaires contenant des Données personnelles par courriel ou par courrier. Les données collectées sont rassemblées et stockées sur la plateforme Infomaniak.

Les membres du Comité ont accès aux données sur la plateforme Infomaniak. Les formulaires imprimés sont conservés dans un classeurs par les directions des camps et archivés après la fin des camps. Seules les données suivantes sont reportées en ligne :

Nom
Prénom
Date de naissance
Adresse postale
Courriel
Numéro de téléphone
Copie de la carte d’identité
Copie du permis de conduire (si applicable)
Copies des formations
Coordonnées bancaires

7. Données des locataires / demandes de locations

Lors d’une demande de location sur le site de la Colonie La Joie de Vivre, les Données personnelles de la personne de contact de la location suivantes sont collectées et stockées sur la plateforme Infomaniak:

Nom de la personne de contact pour la location
Prénom de la personne de contact pour la location
Courriel de la personne de contact pour la location
Numéro de téléphone de la personne de contact pour la location
Adresse postale de la personne de contact pour la location
Date de naissance et nationalité de la personne de contact pour la location

Les Données personnelles sont stockées sur la plateforme Infomaniak. Les membres du Comité ont accès aux fichiers de référence.

8. Traitement des données

Collecte de Données personnelles

Nous traitons en premier lieu les Données personnelles que nous recevons de nos Membres et d’autres partenaires dans le cadre de nos activités. La collecte de Données personnelles se fait à travers:

les Données personnelles que vous nous communiquez dans le cadre de demandes, de prestations de service ou de prestations en nature reçues, de libéralités, ou de dons
les Données personnelles qui nous sont communiquées par des tiers avec votre consentement pour l’exécution de mandats ou de contrats
les Données personnelles issues de sources accessibles au public et que nous avons obtenues directement ou par l’intermédiaire de prestataires spécialisés, comme les médias, les registres publics tels que le registre du commerce ou les fournisseurs d’adresses publics tels que La Poste Suisse ou Swisscom
les Données personnelles que nous recevons lors d’inscriptions aux camps ou de demandes de location
Finalités du traitement et bases juridiques

Nous traitons en premier lieu des Données personnelles pour assurer nos activités dans le cadre de l’accomplissement de nos missions statutaires. La finalité du traitement de Données personnelles dépend du lien que vous entretenez avec nous.

Outre les traitements de Données personnelles décrits ci-après, nous traitons vos Données personnelles et celles d’autres personnes concernées telles que : requérants, clients, candidats, donateurs, bénévoles, partenaires, fournisseurs, prestataires, bienfaiteurs ou personnes intéressées, dans la mesure où ce traitement est autorisé et où nous le jugeons nécessaire. Cela vaut notamment pour les finalités suivantes qui s’appuient sur les bases légales de notre intérêt légitime correspondant (et parfois celui de tiers), de votre consentement ou d’une obligation en vertu de diverses dispositions légales et réglementaires:

Réception et traitement des demandes de toute nature
Organisation de camps de vacances
Gestion de la mise en location du bâtiment pour l’organisation d’événements publics ou privés
Défense des intérêts de la Colonie La Joie de Vivre et de ses Membres
Traitement des dons et des libéralités
Enregistrement de bénévoles
Communication avec nous, p. ex. oralement par téléphone/visiophone, par courriel, via des formulaires de contact ou des outils de collaboration
Marketing, p. ex. par le biais de mailings postaux, de Newsletters par courriel, des réseaux sociaux ou d’annonces en ligne
Exercice de droits légaux et défense lors de litiges juridiques
Mise à jour de données d’adresse
Perfectionnement de produits et de services
Administration de notre association, adhésions incluses

Dans certains cas précis, nous partons du principe que vous souhaitez recevoir de temps en temps des informations sur nos activités et nos interventions par courriel, courrier postal, SMS, messagerie instantanée ou d’autres canaux de communication. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la réception des informations électroniques ou postales que nous envoyons, sans que la licéité des processus de traitement de données antérieurs à l’opposition n’en soit affectée, en envoyant un mail à president@lajoiedevivre.net.

9. Transmission de données

Les Membres du comité de la Colonie La Joie de Vivre qui ont accès aux données sont celles qui en ont besoin pour la mise à disposition de nos produits et services. Dans des cas précis et validés par le comité, des prestataires auxquels nous faisons appel et qui se sont engagés à respecter la confidentialité et la protection des données peuvent avoir accès aux données. Font partie de cette catégorie:

Prestataires auxquels la Colonie La Joie de Vivre recourt pour l’exécution de vos mandats : organisations partenaires, prestataires auxquels nous confions l’exécution de mandats, tels que sous-traitants, fournisseurs, prestataires informatiques, entreprises de production de mailings, fournisseurs de produits pour améliorer nos activités de collecte, prestataires pour le traitement de la gestion des adresses, établissements bancaires et prestataires de services de paiement
Autorités, services officiels ou tribunaux nationaux ou étrangers
Parties à des procédures juridiques ou pénales potentielles ou effectives
Autres sociétés mandatées dans l’intérêt de la Colonie La Joie de Vivre ou qui défendent nos intérêts
Ainsi que tous les destinataires communs à ces parties prenantes

10. Profilage et prise de décision automatisée

En principe, nous n’avons pas recours à la prise de décision automatisée impliquant des effets juridiques pour établir des relations avec des personnes concernées ou pour vous fournir personnellement des services. Si nous devions utiliser une telle procédure dans un cas particulier, nous vous en informerions séparément.

11. Durée du traitement des données

Nous traitons et conservons vos Données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles, légales et statutaires. Les obligations légales de conservation des documents contractuels sont généralement de 10 ans après la fin de notre mandat ou de la relation commerciale. Si vos Données personnelles ne sont plus nécessaires ou si notre prestation est terminée, nous les effaçons régulièrement (dans la mesure où cela est techniquement possible) à moins que la poursuite de leur traitement ne soit nécessaire aux fins suivantes:

Respect de délais légaux et réglementaires en matière de comptabilité et de conservation dans le cadre du droit commercial, fiscal et du travail
Conservation des preuves pendant les délais de prescription (p. ex. dans le cas de données relatives à la santé ou lors de litiges)
Conservation des documents dans le cas de services spécifiques à l’activité ou en raison de délais de conservation légaux
Inactivation au lieu de la suppression de données telles que celles relatives aux donateurs dans nos bases de données, afin de garantir que vos données n’y soient pas réintroduites par d’autres canaux
Communications liées aux activités de la Colonie La Joie de Vivre telles que la recherche de fonds ou d’encadrants pour les camps organisés par l’association

Si vous le demandez expressément, nous supprimerons irrévocablement vos données personnelles dans les conditions prévues.

12. Cookies/suivi et collecte de données sur notre page Web

Informations générales

Lorsque vous utilisez le Site, diverses Données personnelles peuvent être collectées et traitées.

Nous attirons votre attention sur le fait que la transmission de Données personnelles sur Internet (p. ex. lors de la communication par courriels) peut présenter des lacunes de sécurité. Une protection absolue de vos données contre l’accès par des tiers n’est donc pas possible. Nous nous efforçons toutefois de crypter tous notre Site à l’aide du protocole de sécurité SSL (Secure Socket Layer).

Cookies

Certaines pages Internet utilisent des cookies. Il s’agit de petits fichiers envoyés à votre terminal et que le navigateur Web que vous utilisez lorsque vous visitez notre Site enregistre automatiquement sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Les cookies n’endommagent pas votre ordinateur et ne contiennent pas de virus. Ils nous permettent de rendre notre offre plus conviviale, plus efficace et plus sûre. Un cookie est une information enregistrée sur votre terminal.

13. Droits des personnes concernées

Dans le cadre de la législation sur la protection des données applicable en Suisse, vous avez le droit d’accéder à vos données, de les rectifier, de les supprimer et de restreindre leur traitement.

Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit de faire valoir de notre côté les restrictions prévues par la loi, p. ex . si nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt prépondérant à le faire (dans la mesure où nous pouvons l’invoquer) ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits. Veuillez par ailleurs noter que l’exercice de ces droits peut entrer en conflit avec des accords contractuels et peut avoir des conséquences telles que la résiliation anticipée du contrat ou des répercussions financières. Nous vous en informerons dans ce cas en amont lorsque cet aspect n’est pas réglé contractuellement.

L’exercice de tels droits suppose généralement que vous prouviez votre identité sans équivoque (p. ex. copie d’un justificatif d’identité, si elle n’est pas claire ou ne peut pas être vérifiée autrement). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée au point 3.

Toute personne concernée a en outre le droit de faire valoir ses droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité chargée de la protection des données personnelles compétente. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch).

14. Dispositions finales

Limitation de responsabilité

La Colonie La Joie de Vivre est responsable de la présente Politique de protection des données. La Colonie La Joie de Vivre ne peut garantir leur caractère actuel, exact et exhaustif et exclut donc toute responsabilité concernant d’éventuels dommages liés à l’utilisation des informations contenues dans la présente déclaration de protection des données.

Caractère actuel et modifications

Cette Politique de protection des données peut être modifiée à tout moment et sans préavis. La version qui fait foi est toujours celle en vigueur, publiée sur notre site Web à l’adresse https://lajoiedevivre.net/politique-de-confidentialite (cette page). Si la déclaration de protection des données fait partie d’un accord conclu avec vous, nous vous informerons de toute mise à jour par courriel ou tout autre moyen approprié.

Version 1, validée par le comité du 17 mars 2025